Konsep Perencanaan Tenaga Kerja (MSDM)

 

Rekrutmen Karyawan: Pengertian, Tujuan, dan Proses

Salah satu kunci utama dalam menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang profesional adalah terletak pada proses rekrutmen karyawan, seleksi, training and development calon tenaga kerja. Mencari tenaga kerja yang profesional dan berkualitas tidaklah gampang.

Merupakan sebuah kewajiban dalam sebuah organisasi dan perusahaan-perusahan harus melakukan penyaringan untuk anggota atau para pekerja yang baru.

Untuk itulah rekrutmen tenaga kerja dibutuhkan untuk menyaring para pelamar yang ingin melamar.

Dalam organisasi, rekrutmen ini menjadi salah satu proses yang penting dalam menentukan baik tidaknya pelamar yang akan melamar pada organisasi tersebut.

 

Apa Itu Rekrutmen?

Rekrutmen adalah proses mencari dan memilih kandidat yang tepat untuk mengisi posisi tertentu dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa organisasi memiliki tenaga kerja yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga dapat berkontribusi dalam mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan.Proses rekrutmen meliputi pencarian kandidat, seleksi, dan penempatan karyawan yang sesuai dengan kualifikasi, kompetensi, dan kriteria yang telah ditetapkan.

Selain itu, rekrutmen juga dilakukan untuk memperoleh variasi dalam hal latar belakang dan pengalaman kerja kandidat, sehingga organisasi dapat memiliki karyawan yang beragam dan dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Lalu ada beberapa pengertian rekrutmen lainnya menurut para ahli.

Menurut Henry Simamora (1997:212)

Rekrutmen adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.Hal ini disampaikan oleh Henry Simamora (1997:212) dalam buku koleksi digital Universitas Kristen Petra.

Menurut Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson (1997:227)

Sementara itu menurut Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson (1997:227) dalam Nanang Nuryanta (2008). Rekrutmen antara lain meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.

Menurut Schermerhorn, 1997

Rekrutmen (Recruitment) adalah “proses penarikan sekelompok kandidat untuk mengisi posisi yang lowong.Perekrutan yang efektif akan membawa peluang pekerjaan kepada perhatian dari orang-orang yang berkemampuan dan keterampilannya memenuhi spesifikasi pekerjaan.

Menurut Faustino Cardoso Gomes (1995:105)

Rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi.Rekrutmen merupakan proses komunikasi dua arah.

Pelamar-pelamar menghendaki informasi yang akurat mengenai seperti apakah rasanya bekerja di dalam organisasi bersangkutan.Organisasi-organisasi sangat menginginkan informasi yang akurat tentang seperti apakah pelamar-pelamar tersebut jika kelak mereka diangkat sebagai pegawai.

Menurut Noe at. all ( 2000 )

Rekrutmen didefinisikan sebagai “pelaksanaan atau aktifitas organisasi awal dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja yang potensial.

Tujuan Adanya Rekrutmen Karyawan

Tujuan rekrutmen adalah untuk menarik dan memilih kandidat yang tepat untuk mengisi posisi tertentu di perusahaan atau organisasi. Tujuan utama rekrutmen adalah untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia yang diperlukan oleh perusahaan dalam menghadapi tuntutan pasar atau ekspansi bisnis.

Selain itu, tujuan rekrutmen juga dapat meliputi:

1.      Mendapatkan kandidat yang memiliki keterampilan, keahlian, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengisi posisi yang kosong.

2.      Meningkatkan keberagaman dan inklusivitas perusahaan dengan merekrut kandidat dari berbagai latar belakang dan pengalaman.

3.      Mengurangi biaya perusahaan dalam jangka panjang dengan merekrut kandidat yang tepat untuk posisi tersebut.

4.      Membangun citra positif perusahaan dengan merekrut dan memilih kandidat yang berkualitas, yang dapat mempengaruhi reputasi perusahaan dan daya tariknya bagi kandidat masa depan.

5.      Meningkatkan produktivitas dan efektivitas organisasi dengan merekrut kandidat yang tepat untuk posisi tersebut, yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya.

6.      Menyediakan sekumpulan calon tenaga kerja/karyawan yang memenuhi syarat;-

7.      Agar konsisten dengan strategi, wawasan dan nilai perusahaan

8.      Untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama bekerja

9.      Untuk mengkoordinasikan upaya perekrutan dengan program seleksi dan pelatihan

10.  Untuk memenuhi tanggungjawab perusahaan dalam upaya menciptakan kesempatan kerja.

 

Metode Rekrutmen Karyawan

Ada beberapa metode rekrutmen karyawan. Calon tenaga kerja yang akan direkrut dapat diambil dari internal organisasi maupun eksternal organisasi.

Perekrutan tenaga kerja dari dalam biasanya dilakukan oleh organisasi atau perusahaan yang telah lama berjalan dan memiliki sistem karier yang baik.

Perekrutan tenaga kerja dari dalam memiliki keuntungan, di antaranya adalah tidak mahal, promosi dari dalam dapat memelihara loyalitas dan dedikasi pegawai, dan tidak diperlukan masa adaptasi yang terlalu lama, karena sudah terbiasa dengan suasana yang ada.

Namun demikian perekrutan dari dalam juga berarti terjadinya pembatasan terhadap bakat yang sebenarnya tersedia bagi organisasi dan mengurangi peluang masuknya pemikiran baru.

Berikut penjelasan lengkapnya.

Metode Rekrutmen Karyawan Terbuka

Berikut beberapa metode rekrutment yang ada.

1.      Iklan Lowongan Kerja

Perusahaan dapat memasang iklan lowongan kerja di berbagai media, seperti surat kabar, situs web perusahaan, portal lowongan kerja, atau media sosial untuk mencari kandidat yang potensial.

2.      Referral atau Pengajuan Diri

Perusahaan dapat meminta karyawan yang sudah ada untuk merekomendasikan orang yang tepat untuk posisi yang sedang dibutuhkan. Selain itu, orang dapat mengajukan diri sendiri ke perusahaan melalui situs web perusahaan atau formulir aplikasi online.

3.      Pameran Kerja

Perusahaan dapat mengikuti pameran kerja untuk menemukan calon karyawan yang potensial, serta mempromosikan diri mereka sebagai tempat kerja yang menarik bagi calon karyawan.

4.      Rekrutmen Kampus

Perusahaan dapat mengunjungi kampus untuk mencari dan merekrut siswa atau mahasiswa yang baru lulus atau akan segera lulus.

5.      Headhunting atau Mencari Bakat

Perusahaan dapat mempekerjakan agen headhunting atau mencari bakat untuk menemukan kandidat yang tepat dan mempekerjakan mereka ke dalam perusahaan.

6.      Program Magang

Perusahaan dapat mengadakan program magang yang membuka peluang bagi mahasiswa atau lulusan baru untuk memperoleh pengalaman kerja di perusahaan dan mempertimbangkan mereka untuk dipekerjakan setelah selesai magang.

7.      Pusat Penempatan Kerja

Perusahaan dapat bekerjasama dengan pusat penempatan kerja atau lembaga penyalur tenaga kerja untuk mencari kandidat yang sesuai untuk posisi yang tersedia.

Perusahaan dapat memilih satu atau lebih dari metode di atas untuk menemukan kandidat yang sesuai dengan posisi yang sedang dibutuhkan.

8.      Metode Rekrutmen Karyawan Tertutup

Dalam upaya memperoleh tenaga kerja berkualitas, metode rekrutmen tertutup memfokuskan pada potensi dan keterampilan karyawan internal perusahaan.

Dalam hal ini, perusahaan dapat memanfaatkan beberapa cara untuk mengoptimalkan talenta internal yang ada:

9.      Promosi

Melalui promosi, perusahaan dapat memberikan kesempatan kepada karyawan yang telah menunjukkan prestasi dan potensi yang baik untuk memperoleh posisi yang lebih tinggi.

Dengan mempromosikan karyawan internal, perusahaan tidak hanya memberikan penghargaan atas kerja keras dan dedikasi mereka, tetapi juga memotivasi karyawan lain untuk mengembangkan diri.

10.  Transfer atau rotasi karyawan

Dengan mentransfer atau memutar karyawan antar divisi atau unit kerja, perusahaan dapat mengoptimalkan keterampilan yang dimiliki oleh karyawan internal.

Hal ini tidak hanya memberikan pengalaman baru kepada karyawan, tetapi juga memperluas pemahaman mereka tentang berbagai aspek bisnis perusahaan.

11.  Pengkaryaan kembali

Pengkaryaan kembali, atau rehiring, adalah proses mengontrak kembali karyawan yang telah berhenti bekerja di perusahaan sebelumnya.

Dalam situasi tertentu, perusahaan dapat memanfaatkan potensi karyawan yang telah memiliki pemahaman yang mendalam tentang budaya dan operasi perusahaan.

12.  Kelompok pekerja sementara atau karyawan kontrak

Untuk memenuhi kebutuhan sementara atau proyek khusus, perusahaan dapat mempekerjakan karyawan kontrak atau kelompok pekerja sementara.

Dengan cara ini, perusahaan dapat mengoptimalkan sumber daya yang ada tanpa harus melakukan rekrutmen eksternal.

Dengan menggunakan metode rekrutmen tertutup ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mencari dan mengembangkan tenaga kerja.

Dengan memanfaatkan talenta internal, perusahaan tidak hanya menghemat waktu dan biaya rekrutmen eksternal, tetapi juga membangun budaya organisasi yang kuat dan memberikan peluang pengembangan karir yang lebih baik bagi karyawan.

 

Contoh Sistem Rekrutmen Karyawan Yang Tepat

1.      Menentukan profil karyawan yang dibutuhkan: Sebelum memulai proses rekrutmen, perusahaan harus menentukan profil karyawan yang dibutuhkan, termasuk kualifikasi, pengalaman kerja, dan keterampilan yang diperlukan.

2.      Menyebarluaskan informasi lowongan pekerjaan: Informasi lowongan pekerjaan dapat disebarkan melalui berbagai media seperti website perusahaan, job board, media sosial, dan surat kabar. Pastikan informasi yang disampaikan jelas dan menarik bagi calon pelamar.

3.      Mengevaluasi lamaran kerja: Setelah menerima lamaran kerja, perusahaan harus melakukan evaluasi untuk menentukan kualifikasi pelamar yang sesuai dengan profil karyawan yang dibutuhkan. Tahap ini bisa dilakukan dengan wawancara awal, tes tertulis, dan pengecekan referensi.

4.      Menyeleksi calon karyawan: Setelah evaluasi lamaran kerja, perusahaan dapat memilih calon karyawan yang memenuhi kriteria dan memang layak untuk diwawancarai lebih lanjut. Tahap ini penting dilakukan untuk memastikan bahwa calon karyawan benar-benar memiliki kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan.

5.      Melakukan wawancara dan tes keterampilan: Setelah melakukan seleksi calon karyawan, tahap selanjutnya adalah wawancara dan tes keterampilan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk memperoleh informasi yang lebih mendalam tentang kualifikasi dan keterampilan calon karyawan, serta memastikan kecocokan budaya perusahaan dengan calon karyawan.

6.      Menentukan calon karyawan: Setelah melalui tahap-tahap seleksi, perusahaan dapat menentukan calon karyawan yang paling cocok untuk posisi yang dibutuhkan.

7.      Memberikan tawaran pekerjaan: Setelah calon karyawan dipilih, perusahaan dapat memberikan tawaran pekerjaan, termasuk kesepakatan tentang gaji, tunjangan, dan jadwal kerja.

8.      Proses onboarding: Setelah calon karyawan menerima tawaran pekerjaan, perusahaan dapat memulai proses onboarding, yaitu memberikan pelatihan dan orientasi mengenai tugas dan tanggung jawab pekerjaan, kebijakan perusahaan, dan budaya kerja. Proses onboarding yang baik dapat membantu karyawan baru untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja dan bekerja secara efektif.

 

Proses Rekrutmen Karyawan

Setiap perusahaan pasti membutuhkan proses rekrutmen yang efektif. Selain untuk memenuhi kebutuhan akan sumber daya manusia yang kompeten, hal ini juga dapat digunakan untuk meningkatkan citra sebagai perusahaan yang berkualitas dan dinamis.

 Berikut adalah langkah-langkah yang dapat digunakan untuk memandu proses rekrutmen yang ideal:

1.      Menganalisis kebutuhan posisi dan posisi

Perusahaan harus menentukan terlebih dahulu kebutuhan rekrutmen karyawan baru.

Jika karyawan lama tidak dapat segera mendapatkan bantuan, beban kerja yang meningkat akan menurunkan kinerja.

Alasan lain yang mungkin untuk kebutuhan rekrutmen adalah pembukaan departemen baru atau transfer posisi.

2.      Merencanakan proses rekrutmen

Proses rekrutmen selanjutnya adalah perusahaan menyiapkan rencana untuk posisi yang dibutuhkan.

Tuliskan deskripsi pekerjaan, kualifikasi dan pengalaman yang dibutuhkan.

Dan menentukan di mana menempatkan iklan pekerjaan di media cetak atau online.

Selain itu, jangan lupa untuk mengidentifikasi penanggung jawab pekerjaan dari tim pengembangan sumber daya manusia, memantau proses, mengklasifikasikan pelamar, melakukan wawancara, dan terakhir memberikan kesempatan kerja.

3.      Pasang lowongan

Tim pengembangan sumber daya manusia dapat mempublikasikan pengumuman internal tentang lowongan kerja baru untuk mendapatkan lowongan kerja dari sumber daya manusia yang ada.

Kemudian memilih media yang menerbitkan iklan lowongan kerja, seperti media cetak atau online yang memiliki pangsa pasar pembaca yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Selain itu, tim HRD juga dapat menggunakan layanan portal khusus pencari kerja online, seperti Jobstreet, IndoJobs, Karir.com, dll.

Halaman LinkedIn perusahaan juga dapat digunakan untuk menarik pelamar yang memenuhi syarat.

Tim SDM juga dapat mencari melalui filter atau menempatkan iklan di LinkedIn untuk menemukan kandidat berkualitas lebih tinggi.

4.      Memproses lamaran kerja dan melakukan wawancara

Dengan iklan pekerjaan yang efektif, lamaran pekerjaan akan segera tiba.

Sebelumnya, pastikan tim pengembangan SDM sudah menyiapkan kriteria seleksi untuk membantu proses eliminasi jika pelamar terlalu banyak.

Untuk menyederhanakan proses, Anda dapat menghubungi pelamar yang memenuhi syarat dan memenuhi syarat melalui telepon atau pesan teks untuk memberitahu mereka tentang jadwal wawancara yang dijadwalkan.

5.      Pilih kandidat yang cocok dan berikan kesempatan kerja

Jika semua langkah di atas sudah selesai, maka tim HRD akan siap untuk menyeleksi kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Kemudian, siapkan penawaran dan kontrak kerja sesuai dengan jabatan dan jabatan.

Siapkan surat pemberitahuan ucapan terima kasih kepada kandidat yang belum diterima.

Ambil langkah ekstra ini untuk menjadikan citra perusahaan lebih baik di mata para pencari kerja.

Ketika orang yang terpilih dipanggil, yang perlu dilakukan adalah merundingkan gaji dan tunjangan perusahaan, seperti uang lembur, asuransi kesehatan, dll. Jangan lupa untuk memberitahu para kandidat tanggal mulai sehingga mereka memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan tugas di perusahaan sebelumnya. Setiap perusahaan sangat membutuhkan karyawan yang berkualifikasi tinggi yang dapat melakukan pekerjaan terbaik sesuai dengan meja kerjanya. Selama ini kualitas pegawai tergantung dari tahapan atau prosedur perekrutan pegawai atau proses rekrutmen. Melalui proses rekrutmen karyawan yang baik, Anda akan mendapatkan karyawan berkualitas yang akan membantu mengembangkan perusahaan Anda.

 

Apa yang Membuat Proses Rekrutmen Karyawan Berlangsung dengan Baik?

Proses rekrutmen yang efektif membantu kamu menemukan talent yang memenuhi syarat dengan cepat dan efisien.

Proses ini tentunya membutuhkan perencanaan yang matang dan evaluasi yang konstan.

 

Berikut adalah key objectives yang membuat proses rekrutmen berlangsung dengan baik:

1.      Memaksimalkan otomatisasi

Gunakan Applicant Tracking System (ATS) untuk memaksimalkan kebutuhan otomatisasi ini.

ATS merupakan sebuah recruiting software yang me-manage proses rekrutmen sebuah perusahaan.

Fitur-fitur ATS dapat membantu recruiter untuk melakukan seluruh kegiatan rekrutmen dengan waktu yang lebih singkat dan proses yang lebih cepat.

 

2.      Membuat keputusan berdasarkan data

Kamu bisa membangun data analytics system yang komprehensif untuk melihat berapa banyak orang yang melamar pekerjaan, berapa banyak orang yang diwawancarai, dari mana talenta terbaik berasal, dan lainnya. Dengan melihat pada data yang sudah kamu bangun dari waktu ke waktu ini akan membantu meningkatkan proses rekrutmen yang efektif.

 

3.      Membuat employee referral program

Program ini akan melibatkan karyawan kamu dalam proses rekrutmen.

Mereka akan lebih termotivasi untuk menyebarkan berita tentang lowongan pekerjaan dan mereferensikan talent yang memenuhi syarat untuk pekerjaan itu.

Program ini tentunya akan sangat membantu perusahaan dan sebagai gantinya, perusahaan akan memberikan reward untuk karyawan yang sukses memberikan referensi talenta yang cocok untuk perusahaan.

 

4.      Menciptakan employer branding yang jelas

Rekrutmen adalah proses yang berjalan dua arah.Sama seperti talent menginvestasikan waktu untuk mengesankan perusahaan dengan berbagi pengalaman dan keterampilan mereka, perusahaan juga harus melakukan hal yang sama dalam menarik talent dengan menggambarkan mengapa mereka harus bekerja untuk perusahaanmu.Pikirkan dengan baik misi dan nilai-nilai perusahaan dan jangan lupa untuk menampilkannya secara efektif di situs web dan media sosial perusahaan.

Kemungkinan besar talent akan melakukan riset terhadap perusahaan secara online, sehingga sangat penting untuk membangun digital brand yang kuat. Setelah mengetahui pentingnya proses rekrutmen yang efektif di atas, kamu bisa mencari tahu lebih lanjut mengenai platform yang bisa mendukungmu untuk itu.

 

 

 

 

5.      Kelola Rekrutmen Karyawan Melalui Teknologi Terkini

Memang tidak dipungkiri, munculnya teknologi dalam membantu segala aktivitas bisnis, khususnya penilaian kinerja karyawan, menjadi salah satu solusi yang paling mudah dan menguntungkan bagi manajemen HR dan pemilik bisinis. Mekari Talenta merupakan software HRIS yang dapat memaksimalkan proses penilaian kinerja karyawan dalam hitungan detik. Dengan berbagai fitur yang ada didalamnya, Anda tak perlu menghabiskan waktu yang banyak untuk hal-hal yang sifatnya administratif. Salah satu fitur yang akan membantu Anda dalam proses rekrutmen adalah Advance Recruitment. Fitur ini akan mempermudah proses rekrutmen mulai dari job listing hingga proses onboarding yang lebih lancar dan efisien. Lewat fitur ini, proses rekrutmen, screening kandidat, dan proses onboarding dapat dilacak melalui aplikasi dan disesuaikan berdasarkan kebutuhan perusahaan.

Selain itu karena data karyawan terpusat, data kandidat yang berhasil lolos bisa langsung diubah menjadi data karyawan untuk memulai proses onboarding yang lebih singkat. Jadi, Anda tidak perlu memasukkan data karyawan yang baru lolos tersebut secara manual. Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Mekari Talenta akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank. Mekari Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.

 

Fitur Sistem Rekrutment Karyawan Di Mekari Talenta

Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.

·         Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.

·         Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.

·         Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.

·         Aplikasi penghitung gaji karyawan: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat. Dengan Mekari Talenta, Anda khawatir lagi dengan kesalahan penghitung karena di Talenta penghitungan dilakukan oleh sistem dan sudah terintegrasi dengan catatan kehadiran dan lembur karyawan.

·         Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja. Dengan fitur-fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.