PENERIMAAN , PENYIMPANA N, SERTA PENYALURAN SARPRAS KANTOR

PENERIMAAN , PENYIMPANA N, SERTA PENYALURAN  SARPRAS  KANTOR

 Pemahaman Penerimaan Sarana Kantor

Pemahaman Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atakudistributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalamkondisiyang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. Didalam aktifitas penerimaan barangini terdapat 3 poin penting yangtidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:

1.Fisik barang yang dite rim a

2. Dokumentasi

​​​​​​​​​3.Cara menghilangkan bau mulut​​​​​​

1.Fisik Barang Yang Diteri ma

Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, dilihat atau dilihat langsung. Penerimaanyang bukan berupa barang fisik dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan terjadidicapai. Pada umumnya hasilnya negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus ditanganifisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja.Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantar.Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan,Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch, Kuantitas barang VS dokumen

2. Dokumentasi

Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasarinya berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa danuntuk memastikan bahwa barang yang diterima sama dengan barang  yang diterima. Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisaku bisa baca dan cocokdengan barang yang dikirimkan.

Dokumen yang diperlukan dokumen minimal pengiriman (DN (Delivery Note), DO(Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan). Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3.Cara Penanganan Barang

Spesifikasi penanganannya; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. ​khusus disebabkan oleh faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya. Pahami aturan keselamatannyaTahapan Penerimaan Barang:

1. Masuk gudang.

2. Parkir dan antri.

3. Bongkar muat di dok pemuatan

.4. Penyusunan barang bongkaran.

5. Pengecekan barang vs dokumen.

6. Pemasukan data ke dalam sistem

7. Legitimasi dokumen.

8. Keluar gudang.

Penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugasgudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan .Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:

1.Agar barang tidak cepat rusak 

2.Agar tidak terjadi kehilangan barang

3.Agar tersususn cepat sehingga mudah ditemukan apabila berang tersebut dicari

4.Disediakan dalam pengawasan

5.Memudahkan dalam analisis barang

Hal-hal yang harus diperhatikan dalampenyimpanan barang/bahan kantor

 1.Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan

2.Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan

3.Sifat barang yang disimpan

4.Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

5.Prosedur dan tata kerja

6.Biaya yang disediakanNomor telepon

7.Tenaga yang dibutuhkan

8.Jangka waktu penyimpanan

Cara penyimpanan barang/bahan kantor

1.Barang yang disimpan berdasarkanka klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang)

2.Barang yang disimpan dalam keadaan bersih

3.Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup luas

4.Barang yang disimpan di tempat yang memadai

5.Barang yang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari

6.Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau  udara 

 7.Barang yang disimpan diruangan yang dapat dikunci

8.Barang yan disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaanNomor 9.Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaik nya diletakan dibagianterdepan, sebaliknya barang yang dikeluarka lebih lama disimpan lebih dalam.

Penyaluran

Kegiatan penyaluran barang meliputi tiga bagian yaitu :

1.Penyusun AlokasiUntuk menghindari pemborosan dalam Pembagian/pendistribusian barangsehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya,sehinggasungguh-sungguh dapat menunjang kegiatan prosesonal

2. Pengiriman Barang Pengi riman barangdaripusat- pusat penyaluran barangperlu diperhatikan kan beberapa hal sebagai berikut : cara pengiriman, pengemasan, pemuatan, pengangkutdan turung.

3.Penyerahan Barang Dalam menyerahkan barang hendaknya tidak dilupakan untuk mengisi daftar  mengajukan barang,surat pengantar,faktur,tanda terima peyerahan barang,biaya pengiriman dan sebagainya